Esa condición y las que comparan fechas, perjudican mucho el rendimiento de las vistas. Ya que cada vez que se abre por el usuario x tiene que comprobar y filtrar todos y cada uno de los documentos.
Notes trabaja sobre todo con Caches, así que tendrías que revisar eso, pero a la vez si evitas las caches penalizas el refresco.
Yo creo que la mejor opción es utilizar campos lectores (te ahorras esa condición y el usuario solo ve aquello que puede ver) o si esa opcion no es viable, entonces pon la primera columna categorizada por el usuario y muestras la vista incrustada en una pagina o formulario filtrando por esa categoria.
Un Saludo