Cuando enviamos correos electrónicos a direcciones externas de Internet nos encontramos con el hecho que muchos servidores de correo en el destino no disponen de la capacidad de acusar recibo o no tienen habilitada dicha opción a nivel de configuración de servidor de correo por temas de seguridad. Para solventar este handicap Lotus Notes dispone de una opción muy poderosa. Se trata de la "
confirmación de entrega" que nos enviará un "
Informe de retransmisión" o "
Informe de confirmación de entrega" con lo que:
- Sabremos a ciencia cierta que el mensaje de correo electrónico ha sido recepcionado correctamente y cuando (fecha y hora concreta).
- Según el fabricante del software del servidor destinatario podremos saber más cosas como mostramos en los siguientes ejemplos.
- Hay servidores de correo más ágiles que otros así que unos mensajes llegan "antes" que otros y podremos saber cuando.
- El usuario final sin intervención de soporte de TI podrá saber cuando su mensaje se ha despachado del mail.box del servidor Domino y entregado al destinatario externo.
Vamos a analizar esta opción desconocida por muchos usuarios finales. La opción de
confirmación de entrega se solicita del siguiente modo en el cliente Lotus Notes. Además funciona para cualquier versión.
A continuación mostramos unos ejemplos de informes de entrega muy aclaratorios.
Ejemplo 1 En este primer ejemplo enviamos un correo electrónico a la dirección
usuario@yahoo.es y aunque el servidor de correo del destino (Yahoo) no dispone o no tiene habilitado el acuse de recibo (does not support confirmation of delivery) nos percatamos que el destinatario ha recibido el mensaje (was successfully relayed) mediante este "
Informe sobre retransmisión" ya que hemos habilitado la opción del Lotus Notes "confirmar entrega". Con este mensaje "te garantizo" que el destinatario
usuario@yahoo.es ha recepcionado el correo electrónico. Sería el equivalente a que un cartero entrega una carta postal en mano y la certifica mediante una firma manuscrita (carta certificada). Lo que haga o deje de hacer el destinatario con el mensaje ya es otro asunto pero Vd. sabe que el mensaje o carta se ha entregado.
Ejemplo 2 Enviamos un correo electrónico a una dirección de Hotmail y mediante este mensaje o Informe de retransmisión podemos demostrar que lo han recepcionado. Se puede dar el caso de que tenga el mensaje en la carpeta
spam (muy frecuente últimamente) debido a los errores de calificación de los sistemas anti-spam, así que hay que advertirlo al usuario destinatario. Lo que haga el usuario a posteriori con el mensaje es otra película pero el mensaje
se ha entregado y lo podemos demostrar.
Ejemplo 3 Correo electrónico enviado a Gmail y confirmado pues recibimos el "Informe sobre retransmisión" positivo.
Ejemplo 4 En este ejemplo os mostramos un
Informe de retransmisión "poderoso". Lotus Domino pone en aprietos a Microsoft Exchange. Bueno, más que en aprietos, es "en pelotas". Nos informa de que el destinatario ha borrado el mensaje sin haberlo leído previamente. Interesante por si hay una disputa legal por en medio.
Ejemplo 5 En este ejemplo el "Informe de retransmisión o confirmación de entrega"
nos indica todas las personas que han recibido copia del mensaje. Enviamos un correo electrónico a una dirección de soporte de una web, por ejemplo,
support@un-dominio.com para registrarnos en su web. Activamos la opción de "confirmación de entrega" y como podéis ver en el informe de confirmación de entrega no sólo nos confirma que lo han recibido sino que nos informa de todas las direcciones de correo electrónico que reciben copia del grupo
support@un-domino.com Otro ejemplo de la potencia de la opción "confirmación de entrega" de Lotus Notes.
Ejemplo 6 Envio un mensaje con un adjunto un poco pesado a soporte de IBM y quiero confirmar que el servidor no me lo rechaza. Activo la opción "confirmar entrega".
Ahora estoy tranquilo porque sé a ciencia cierta que lo han recepcionado y la fecha y hora exactas.
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Corolario Hemos visto diversos ejemplos con confirmaciones de entrega a diferentes dominios de correo externos de Internet.
Ejemplo 1 (Yahoo)
Ejempo 2 (Hotmail)
Ejemplo 3 (Gmail)
Ejemplo 4 (Empresa con M$ Exchange)
Ejemplo 5 (Empresa con el servidor de correo mal configurado)
Ejemplo 6 (IBM)
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Como nota final avisaros a los que tengáis Lotus Traveler en dispositivos móviles (Nokia, HTC, etc...) que recibiréis el informe de confirmación de entrega titulado como "Fallo de entrega" pues los terminales no disponen del formulario de "confirmación de entrega". Podréis saber realmente que ha sucedido leyendo el informe. Si pone "was succesfully relayed" es que se ha entregado. Garantizado.
Hemos visto algunos ejemplos de poderosos informes de confirmación de entrega que no hacen uso de la funcionalidad "acuse de recibo" y que los usuarios finales de Lotus Notes pueden utilizar sin necesidad de soporte de IT. Otro posible uso. Imaginemos una empresa que realice envíos masivos de correo y quisiera confirmar la entrega por temas de seguridad. Podría modificar la plantilla de correo para que siempre se enviaran los correos con confirmación de entrega activada para luego recepcionar el informe de retransmisión. Rizando el rizo podría crear una regla de correo para que todos los informes fueran a una carpeta u a otra aplicación o repositorio. Y encima la confirmación de entrega le sale gratis.
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